
El Mundial de Fútbol ha concluido, dejando atrás una ola de expectación, celebración y distracción que se extendió más allá de los estadios. Para las empresas, también representó una prueba en tiempo real de las operaciones de la fuerza laboral, ya que horarios, necesidades de personal y compromiso de los empleados fueron llevados al límite.
Durante las seis semanas del torneo, millones de trabajadores siguieron los partidos, ajustaron sus horarios, llegaron tarde, intercambiaron turnos, solicitaron días libres o acudieron al trabajo con cansancio tras noches tardías. Un nuevo estudio de UKG, basado en 8,000 empleados de Australia, Canadá, Francia, Alemania, México, Países Bajos, Reino Unido y Estados Unidos, estima que el torneo podría haber generado al menos 12,6 mil millones de libras en pérdida de productividad. Solo en el Reino Unido, el impacto podría superar los 680 millones de libras, ya que los empleados no solo siguieron los partidos durante las horas laborales, sino que alteraron sus horarios o faltaron, muchos admitiendo ir a trabajar con resaca, ver los partidos en secreto y empujar los límites de lo que su empleador permitía. Si Inglaterra hubiera ganado la final, casi un tercio de los empleados británicos habría faltado ese día, aun con aprobación.
Qué reveló el Mundial sobre el futuro del trabajo
Eso creó un reto real para los empleadores. Pero la lección más importante no se trata de fútbol: se trata de cómo ocurre el trabajo hoy. El Mundial es un ejemplo llamativo de algo que las organizaciones enfrentan a diario: comportamiento impredecible de los empleados, cambios repentinos en la demanda, ausencias de último minuto, interrupciones por clima, retrasos en la cadena de suministro, nuevas regulaciones y expectativas cambiantes de los clientes. En especial para industrias con fuerza de trabajo en primera línea, la disrupción no es una excepción al modelo operativo; es el entorno operativo.
La pregunta es si la tecnología laboral está diseñada para esa realidad. Muchos sistemas de fuerza laboral fueron creados para la predictibilidad: registran horarios, controlan la asistencia y reportan lo ocurrido a posteriori. Eso importa, pero ya no es suficiente. Cuando las condiciones cambian por hora, las organizaciones necesitan más que sistemas de registro; necesitan sistemas de acción que ayuden a los gerentes a ver el riesgo con antelación, tomar decisiones más rápidas y mantener el trabajo en movimiento en tiempo real.
Tres estrategias laborales para adelantarse a la disrupción
Las empresas que lograron salir adelante durante el Mundial, y durante la disrupción cotidiana posterior, lo hicieron al menos de tres maneras diferentes:
1. Ver la disrupción antes de que ocurra
La disrupción en la fuerza laboral a menudo se vuelve visible solo cuando ya ha causado un hueco: alguien no llega, un turno queda cubierto insuficientemente, un gerente empieza a llamar para buscar apoyo. El negocio reacciona después de que el daño ya ha comenzado. El Mundial ofreció a las organizaciones la oportunidad de anticiparse a ese patrón. Los empleados ya expresaron su intención: qué partidos les importan, cuándo necesitarían flexibilidad, cuándo podrían tomar tiempo libre y cuándo podrían estar distraídos o indisponibles. Las organizaciones que capturan esa intención de forma temprana pueden convertirla en datos operativos útiles. Esto no significa vigilar a los empleados ni controlar su comportamiento. Significa brindar métodos aprobados para comunicar disponibilidad, preferencias y posibles conflictos antes de que se conviertan en ausencias de último minuto. Al combinar esa información con patrones de ausencias históricas, pronósticos de demanda, horarios locales y datos de la fuerza laboral, los gerentes pueden identificar dónde es más probable que surja el riesgo. Un minorista, fabricante, operación logística o negocio de hostelería no necesita conocer cada decisión individual, pero sí dónde se está generando presión de cobertura. Días de grandes partidos, horarios de inicio tardío, celebraciones locales y eventos nacionales importantes pueden crear patrones previsibles de disrupción. Ver ese riesgo de forma temprana permite a las organizaciones planificar de manera diferente: ajustar niveles de personal, abrir turnos adicionales, preparar coberturas de contingencia o comunicar expectativas antes de que los gerentes se vean obligados a entrar en modo crisis.
2. Diseñar flexibilidad en el modelo operativo
La respuesta instintiva ante la disrupción suele ser reforzar el control. Pero las reglas rígidas pueden empujar el comportamiento a la clandestinidad. Si los empleados creen que no existe una forma justa o práctica de adaptar el trabajo a momentos vitales, es más probable que busquen soluciones informales: llamados de última hora por enfermedad, ausencias no aprobadas, intercambios de turnos que los gerentes no ven o colegas cubriendo vacíos sin las habilidades, descansos o comprobaciones de cumplimiento adecuadas.
La mejor aproximación es hacer que la flexibilidad sea visible, justa y operativamente segura. Esto implica ofrecer a los empleados vías claras y aprobadas para solicitar días libres, intercambiar turnos, ofrecerse para horas extras, ajustar la disponibilidad o asumir turnos abiertos. También implica dar a los gerentes las herramientas para evaluar esas solicitudes frente a la necesidad del negocio, habilidades, fatiga, reglas laborales y equidad. Esto es especialmente importante en la primera línea, donde el margen de error es pequeño: un turno perdido en una oficina puede retrasar una reunión; en sectores como salud, venta minorista, manufactura, hostelería o logística, puede afectar la seguridad, el servicio, el costo y el cumplimiento. La flexibilidad no puede quedar fuera de la estrategia de la fuerza laboral; debe integrarse en ella. Para las empresas, ese cambio potencia: la flexibilidad se convierte en una capacidad operativa, no en una concesión. Los empleados obtienen mayor transparencia y control, los gerentes menos sorpresas y la empresa mejores probabilidades de proteger los niveles de servicio sin tratar a las personas como simples variables de una hoja de cálculo.
3. Actuar en tiempo real cuando el plan cambia
Incluso el mejor plan del Mundial no sobrevive intacto. Un partido se decide en penales, la demanda se dispara de forma inesperada, más empleados llaman por enfermedad de lo previsto, un equipo local avanza más de lo esperado, o un responsable descubre a último minuto que las personas disponibles no tienen las habilidades o certificaciones necesarias.
Aquí es donde muchos sistemas de gestión de la fuerza laboral quedan cortos: pueden mostrar la rotación y registrar la ausencia, pero no siempre ayudan a decidir qué hacer a continuación. La gestión moderna debe pasar de una planificación estática a una ejecución en tiempo real. Los gerentes deben saber dónde existen brechas, quién está disponible, quién está calificado, quién se aproxima a límites de horas extra o fatiga, y qué acción generará el mejor resultado para el negocio y para el empleado. Ahí es donde la data y la inteligencia artificial pueden desempeñar un papel práctico. No una IA genérica superpuesta a procesos antiguos, sino una inteligencia que entienda el contexto de la fuerza laboral y ayude a recomendar la siguiente mejor acción: ¿ofrecer una turno abierto? ¿reubnar a alguien de una zona de menor demanda? ¿aprobar un intercambio? ¿escalar un riesgo de cumplimiento? ¿ajustar descansos? ¿implementar apoyo contingente?
El valor no reside simplemente en disponer de más datos, sino en transformar la información de la fuerza laboral en acción mientras aún es posible influir en el resultado. La prueba real de la tecnología en el lugar de trabajo no es si se puede crear un horario con semanas de antelación, sino si se puede adaptar ese horario minutos después de que cambien las condiciones.
El Mundial ha terminado, pero la lección operativa no: cada organización enfrentará su propia versión de esta disrupción, ya sea demanda estacional, illness, clima, cambios regulatorios, eventos importantes, presión económica o expectativas cambiantes de los empleados. Las compañías que traten estos momentos como excepciones aisladas seguirán resolviéndolos de forma manual, turno por turno y gestor por gestor. Las que salen adelante construirán un modelo de fuerza laboral más ágil: identificarán el riesgo antes de que se convierta en disrupción, diseñarán la flexibilidad en la forma en que trabajan y capacitarán a los gerentes para actuar en tiempo real cuando el plan cambie. El futuro de la gestión de la fuerza laboral no es predecir todo a la perfección, sino dar a las organizaciones la visibilidad, la inteligencia y la agilidad para mantener el movimiento cuando la realidad se resiste a seguir el plan.
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