Realizar una comprobación de gastos después de un viaje de trabajo puede convertirse en un tedioso proceso entre manojos de tickets, fechas de facturación, comprobación de tipos de cambio y un ir y venir de correos con el departamento de finanzas; sin embargo, apps como Concur pueden hacer el proceso 100% digital y en la nube.

“El proceso de gastos es uno que casi no genera impacto de negocios, pero es un dolor de cabeza”, admite, Rosana Bobadilla, directora general de Concur México.

A pesar de que por años las empresas han sobrellevado las comprobaciones con tickets, los gastos de viajes y representación son el segundo rubro de gastos que genera una empresa después de la nómina, por lo que desde hace un par de años, firmas de todo tipo comenzaron a buscar formatos alternativos para gestionarlo por medio de software.

Bobadilla explica que por medio de la app de Concur, se permite hacer un registro de todos los gastos de la persona asignada a un viaje; puede comprobar CFDI’s y aglutinar reportes de gastos que puede enviarse para aprobación desde una aplicación.

La app se puede comenzar a utilizar desde el momento en que se cotiza un vuelo de avión y el hospedaje y conforme ocurre el viaje, se toman fotos de los tickets o se guardan comprobantes electrónicos, para que al final se tenga un balance, el cual la aplicación revisa que cuadre con las políticas de viaje de la empresa. Una vez que se revisa que el reporte no tiene infracciones o excedentes, el responsable puede aprobarlo desde su celular.

Del lado de la empresa, para usar el servicio solo se debe contratar e instalar un software en el que se configuran políticas de gasto y viaje, empleados autorizados y cuentas corporativas para que todo ocurra automáticamente, lo que a la larga, según la ejecutiva genera ahorros.

“Como viajeros dejamos de perder dinero de los gastos que no comprobamos y las empresas ahorran en dinero, en papel, tiempo y espacio en sus procesos de comprobación de gastos, en general, los ahorros van de 7 a 10% del gasto anual”, dijo.

Aunque la mayor parte de los clientes de Concur actualmente son grandes corporativos como Bimbo, Ford o el Tecnológico de Monterrey, Bobadilla dice que en 2016 y los próximos años su enfoque será más hacia Pymes por medio de un esquema de pago por servicio.

“La mitad del potencial de mercado para Concur está en Pymes y también en las startups. Tradicionalmente las Pymes dicen que la tecnología es cara que es mucho para ellos, que no la necesitan, es su mentalidad tradicional, pero las startups al contrario se apalancan de la tecnología para hacer todo más rápido”, dijo.

El costo por implementar este tipo de herramientas implica una inversión aproximada de 3 a 5% del gasto total.

A la par de Concur, que opera en más de 40 países y que a nivel mundial cuenta con 34 millones de usuarios y 240 clientes en México, han surgido otras apps en el mismo sector como Expensify, Milage Log o Dollarbird, lo cual ha empujado el sector de las aplicaciones de negocio hacia arriba entre las categorías de apps más descargadas del mundo.

Las apps de negocios fueron en mayo de 2016, la segunda categoría más descargada en móviles según datos de App Annie, sólo debajo de juegos.

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