Una reunión de trabajo puede parecer productiva para quien más interviene y, aun así, dejar al resto de los participantes con la sensación de que no se avanzó. Una revisión de más de tres décadas de investigación sobre reuniones, publicada en la *Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior* de 2026, destaca una idea sencilla: las reuniones funcionan mejor cuando existe un equilibrio entre hablar y escuchar.
El análisis define las reuniones como encuentros con un objetivo o una estructura. También examina cómo los registros escritos y las grabaciones de videollamadas están ampliando los datos disponibles para estudiar qué ocurre en estos espacios y qué los hace más constructivos.
## Cuando la reunión no avanza
Muchas personas conocen las reuniones que se desvían del tema, repiten decisiones ya tomadas o se prolongan sin un propósito claro. La investigación revisada sugiere que, cuando una conversación no está generando avances, conviene reconsiderar su formato y, en algunos casos, terminarla.
Tener más información sobre cómo se desarrollan las reuniones puede ayudar a identificar patrones poco útiles y a diseñar encuentros que merezcan el tiempo de quienes participan. Pero también invita a cuestionar una suposición frecuente: que una reunión fue buena porque su líder así lo cree.
## Menos monólogo, más participación
Nale Lehmann-Willenbrock, psicóloga industrial y organizacional y una de las colaboradoras de la revisión, observa que quienes lideran suelen hablar más y, por ello, pueden tener una impresión especialmente positiva de la reunión. Sin embargo, la experiencia de quien dirige no necesariamente refleja la del resto del equipo.
Para ampliar la participación, la estructura importa. Una agenda clara y un objetivo definido ayudan a orientar la conversación. También puede ser útil comenzar con una breve ronda de apertura: dar a cada persona la oportunidad de intervenir desde el principio puede facilitar la participación de quienes suelen hablar menos o necesitan más tiempo para incorporarse al intercambio.
La científica cognitiva Ava Scott, de la Universidad de Copenhague, advierte que la falta de estructura puede hacer que las reuniones parezcan carentes de propósito. Acordar qué se debe resolver, cuánto tiempo se dedicará a cada tema y qué resultado se espera permite que el equipo evalúe si el encuentro cumplió su función.
## Un cambio práctico para los líderes
Mejorar una reunión no exige eliminar la conversación ni impedir que quien la dirige aporte su perspectiva. Significa crear condiciones para que las intervenciones no queden concentradas en una sola persona y para que escuchar tenga tanto valor como hablar.
Antes de convocar al equipo, conviene definir el objetivo y preguntarse si hace falta una reunión. Durante el encuentro, quien facilita puede vigilar el equilibrio de participación, invitar a contribuir a quienes aún no lo han hecho y devolver la conversación al propósito cuando se desvíe. Al terminar, el grupo debería saber qué decisiones se tomaron y cuáles son los próximos pasos.
Las reuniones no tienen por qué ser una obligación interminable. Con objetivos claros, una estructura útil y espacio para que todos participen, pueden convertirse en una herramienta de trabajo más productiva, inclusiva y respetuosa con el tiempo del equipo.
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