Arcitecta, la firma de gestión de datos con base en Melbourne, ha lanzado una herramienta dirigida a las universidades que enfrentan el fin del almacenamiento gratuito y prácticamente ilimitado de Microsoft 365. Mediaflux Connect 365 está disponible de inmediato; escanea el dominio de OneDrive, SharePoint y Teams de una institución, categoriza lo que hay y gestiona su traslado a soluciones de almacenamiento en sitio más económicas o a alternativas en la nube, antes de que Microsoft comience a cobrar costos por sobrecarga.

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La sobrecarga o el almacenamiento excedente se activan a partir de diciembre de 2026 para las universidades que emplean los planes de Microsoft, y aquellas que reducen su uso de datos a los tamaños prescritos podrían ver casi una reducción del 90% en los costos de almacenamiento, según Gartner.

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¿Pagar una prima por almacenamiento previamente ilimitado y gratuito?

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En este nuevo escenario, donde la demanda de datos de IA impulsa el aumento de precios de almacenamiento, el movimiento de Microsoft no sorprende: priorizar la infraestructura de IA para capitalizar un mercado en crecimiento. La decisión no es repentina; se anunció en fases, con las primeras advertencias al comunicar el fin del almacenamiento educativo ilimitado en 2023 y su implementación a partir de agosto de 2024.

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Actualmente, cada inquilino educativo recibe 100 TB de almacenamiento en pool gratuito, compartido entre OneDrive, SharePoint y Exchange, además de 50 GB por cada usuario de A3 y 100 GB por cada usuario de A5. Los usuarios gratuitos de A1 están limitados a 100 GB de OneDrive desde febrero de 2024. La capacidad adicional se vende en paquetes de 10 TB a un precio minorista estimado de 300 USD mensuales, lo que equivale aproximadamente a 360,000 USD por petabyte de almacenamiento consumido o reservado anualmente.

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Puede parecer mucho, pero muchas universidades manejan una cantidad de datos que excede ese umbral en toda la organización, lo que podría traducirse en un desembolso multimillonario hacia Microsoft.

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Microsoft advierte adecuadamente: cuando un instituto supera su pool, no recibe una factura de inmediato. En su lugar, los administradores reciben avisos al 80% y 90% de capacidad, seguidos de una ventana de gracia de 30 días al 100%.

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El problema es que esa ventana de 30 días suele ser insuficiente para trasladar datos fuera de los servidores de Microsoft sin incurrir en cargos por sobrecarga, debido a un límite de rendimiento de 400 GB/h que Microsoft aplica a la transferencia de datos, afectando de manera desproporcionada a las universidades con grandes repositorios de datos.

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Por su parte, Microsoft sostiene que esto afecta a casi nadie, afirmando que “la mayoría de las escuelas (99,96%) están muy por debajo de su asignación de almacenamiento.”

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Este argumento podría considerarse una pureza de datos: cubre a todos los proveedores educativos a nivel mundial, pero la mayoría son escuelas primarias y secundarias que no requieren estád de datos tan grandes. Quienes se verían afectados serían, presumiblemente, universidades de investigación, y Gartner, citado por Blocks & Files, es más directo: “Algunas serán varias centenas de terabytes excedentes cuando se aplique la cuota.”

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La historia más amplia es que el “almuerzo gratis” ha terminado en la industria; Google Workspace for Education abandonó el almacenamiento ilimitado en 2022 y ahora agrupa 100 TB por institución; Dropbox eliminó el almacenamiento ilimitado para negocios en 2023. Las universidades pasaron una década tratando a los entornos de productividad en la nube como archivos infinitos, porque el precio era cero, y ahora ya no lo es. Microsoft enmarca la solución como eliminación de datos redundantes; Arcitecta lo enmarca como conservar todo, solo en otro lugar, bajo gestión.

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Independientemente del enfoque que se adopte, se puede concluir que las instituciones de investigación y las universidades deben tomar decisiones: almacenamiento local, otra nube o pagar tarifas significativamente más altas para mantener el statu quo y preservar sus datos en un mundo donde el almacenamiento es cada vez más costoso.

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