La última actualización de la suite ofimática de código abierto de Ascensio, ONLYOFFICE Docs 9.3, llega con un paquete amplio de cambios que toca prácticamente todos los frentes: desde la edición de PDF y las herramientas de colaboración hasta la integración de inteligencia artificial y la experiencia en escritorio. La compañía habla de más de 30 nuevas funciones y más de 500 correcciones, un volumen que deja claro que no se trata de un simple retoque menor.

Con esta versión, la plataforma refuerza su posición como alternativa a suites propietarias más conocidas, ofreciendo una opción multiplataforma, autoalojable y orientada a la productividad tanto para usuarios particulares como para organizaciones europeas que necesitan controlar sus datos. Sin alardes, la actualización apunta a que se pueda trabajar más rápido, con menos fricción y con un mayor nivel de seguridad en flujos documentales cada vez más digitalizados.

Un editor PDF mucho más completo: firmas, seguridad y control

En entornos profesionales y administrativos, la suite incorpora además la posibilidad de cargar certificados de firma digital desde el panel de administración en la edición Enterprise. Con ello se pueden aplicar firmas de confianza a los formularios enviados y alinearse mejor con los requisitos legales europeos sobre integridad y autenticidad documental, algo especialmente sensible en sectores como jurídico, financiero o la administración pública.

Más allá de las firmas, el editor incorpora una serie de cambios que hacen que se parezca cada vez más a un procesador de texto tradicional, pero aplicado al PDF. Ahora es posible abrir y editar archivos protegidos por contraseña siempre que se conozca la clave, gestionar hipervínculos internos y externos que permanecen activos incluso cuando se trabaja en modo de comentarios, consultar el historial de versiones del documento e incluso editar las fuentes integradas en el propio archivo.

También se añaden utilidades prácticas como la redacción u ocultación de texto sensible desde un panel de herramientas emergente, la configuración detallada de opciones de impresión por página y la inserción de campos ajustables dentro de celdas de tablas al crear formularios PDF. En conjunto, el módulo de PDF pasa de ser un añadido cómodo a convertirse en una pieza central para quienes manejan documentación compleja a diario.

Documentos de texto: vista multipágina y colaboración más clara

El editor de documentos introduce una de las funciones que muchos usuarios veían reclamando desde hace tiempo: la vista multipágina. Esta opción permite revisar varias páginas en paralelo, lo que facilita mucho la maquetación de informes extensos, manuales o trabajos con estructuras complejas, sobre todo en equipos con pantallas panorámicas. El acceso se realiza desde el menú de visualización, donde se puede alternar rápidamente entre el modo de una sola página y el de múltiples páginas.

En el apartado colaborativo, los comentarios han sido revisados a fondo. Cada participante puede disfrutar ahora de colores únicos por usuario, lo que hace más sencillo identificar de un vistazo quién ha anotado qué. Además, el sistema marca con precisión el inicio y el final del fragmento comentado, reduciendo el riesgo de malentendidos cuando varias personas trabajan de forma simultánea sobre el mismo texto.

Para mejorar la edición diaria, las opciones de encabezado y pie de página se han reagrupado en una pestaña específica que ofrece acceso más directo a estos elementos de maquetación. A esto se suma una selección de texto más ágil con el ratón: el doble clic permite seleccionar palabras completas y el triple clic amplía la selección a párrafos enteros, un pequeño detalle que, en la práctica, acelera muchas tareas rutinarias.

Entre las funciones transversales que afectan también al editor de texto se encuentran la inserción de enlaces en imágenes, formas y grupos y la opción de exportar documentos al formato Markdown (.md), pensada para quienes trabajan con gestores de contenidos, documentación técnica o control de versiones. Además, la aplicación puede abrir archivos TSV (valores separados por tabulaciones) para su visualización y edición rápida.

Hojas de cálculo: mejor rendimiento, Solver y matrices dinámicas

El editor de hojas de cálculo recibe una actualización centrada en los usuarios que manejan datos voluminosos y modelos avanzados. Por un lado, se ha acelerado de forma notable el renderizado inicial de archivos de gran tamaño, en especial aquellos que superan los 3 MB de peso. Esto reduce los tiempos de apertura y hace más llevadera la gestión de libros con muchas hojas o fórmulas complejas, algo habitual en análisis financieros, reporting y tareas de Business Intelligence.

En cuanto a funciones, la novedad más llamativa es la incorporación de Solver, una herramienta para resolver problemas de optimización lineal mediante el método Simplex directamente desde la pestaña de datos. Este componente permite ajustar modelos de costes, planificaciones o escenarios de logística sin necesidad de recurrir a aplicaciones externas, lo que puede resultar útil en departamentos de planificación y control.

La suite adopta también el soporte de matrices dinámicas, que permiten que una sola fórmula devuelva múltiples resultados y se «desborde» automáticamente hacia las celdas adyacentes. Esta característica, ya presente en otras suites ofimáticas modernas, facilita el trabajo con rangos dinámicos y análisis avanzados sin recurrir a fórmulas matriciales tradicionales.

La biblioteca de funciones se amplía con nuevas operaciones basadas en expresiones regulares, como REGEXTEST, REGEXREPLACE y REGEXEXTRACT, orientadas a un tratamiento de texto más sofisticado dentro de las hojas de cálculo. Además, se introduce un nuevo botón de «Formato» en la pestaña de inicio que agrupa las opciones de trabajo con hojas, filas y columnas, y se mejora la gestión de múltiples separadores al dividir texto en columnas, lo que simplifica la limpieza de datos importados desde otras fuentes.

Presentaciones: soporte nativo de GIF para diapositivas más dinámicas

El editor de presentaciones no queda al margen de la actualización. En ONLYOFFICE Docs 9.3 incorpora el soporte de animaciones GIF durante la reproducción de diapositivas, de modo que se pueden integrar elementos en movimiento sin depender de reproductores de vídeo externos ni enlaces incrustados. Esta función permite dar algo más de vida a las presentaciones, ya sea para piezas formativas, informes a dirección o materiales de marketing.

Junto a ello, la suite mantiene la compatibilidad con los formatos más habituales y pone el foco en que el pase de diapositivas sea fluido tanto en entornos locales como en sesiones compartidas en línea, un punto relevante para reuniones híbridas y formación a distancia en empresas y centros educativos europeos.

Desktop Editors y entorno empresarial: autoalojado, nube y control de la infraestructura

Las novedades de ONLYOFFICE Docs 9.3 no se quedan en la versión online. El paquete Desktop Editors, disponible de forma gratuita para Windows, Linux y macOS, hereda la mayor parte de las mejoras introducidas en los editores de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y PDF. La idea es que la experiencia sea coherente tanto si se trabaja en el navegador como en local.

La edición de escritorio suma además rasgos propios, como un modo multiventana en macOS que facilita el trabajo con varios documentos a la vez, y la posibilidad de conectar directamente con servicios en la nube como Box y Dropbox, de forma que los archivos alojados en estas plataformas sean accesibles desde la interfaz de escritorio sin pasos intermedios.

En el ámbito corporativo, la versión Enterprise ofrece un panel de control renovado para configurar servidores y certificados, incluyendo la gestión de HTTPS y la carga de certificados de firma digital. Esto encaja con organizaciones europeas que optan por un despliegue autoalojado (on-premises) para asegurar el cumplimiento normativo y mantener los datos dentro de su propia infraestructura o en proveedores que cumplen la legislación de la UE.

La compañía mantiene la doble vía de distribución: por un lado, versiones autoalojadas que se pueden descargar ya desde la web oficial, pensadas para empresas, administraciones y usuarios avanzados que quieren tener control total sobre el entorno; por otro, ediciones en la nube gestionadas por el propio proveedor, que recibirán la actualización a 9.3 progresivamente y reducen la carga de mantenimiento técnico.

Inteligencia artificial bajo control: asistentes personalizados y privacidad

La inteligencia artificial continúa ganando terreno en la suite. En ONLYOFFICE Docs 9.3, las funciones de IA siguen siendo opcionales pero más flexibles, con la posibilidad de crear asistentes personalizados en el editor de documentos. Estos asistentes permiten guardar instrucciones específicas para operaciones frecuentes, como reescribir textos, resumir contenidos o aplicar determinados estilos, y añadirlas a la barra de herramientas para ejecutarlas con un solo clic.

El planteamiento de la suite pasa por mantener la IA desactivada por defecto, dejando en manos de cada organización la elección del proveedor o incluso la opción de trabajar con modelos alojados localmente. Esto resulta relevante en Europa, donde pesan tanto las obligaciones en materia de protección de datos como las políticas de soberanía digital. De este modo, la automatización de tareas se combina con un mayor control sobre qué servicios intervienen y dónde se procesan los contenidos.

En el ecosistema de ONLYOFFICE también se habla de agentes de IA capaces de interactuar en lenguaje natural con documentos, hojas de cálculo y PDFs, realizar operaciones de análisis o generación de contenido y automatizar flujos sin que los usuarios tengan que ser expertos en programación. La arquitectura abierta y el carácter de proyecto de código abierto con más de 15 millones de usuarios en todo el mundo apuntan a que estas capacidades seguirán evolucionando, también bajo el escrutinio de comunidades técnicas y empresas que priorizan auditoría y transparencia.

Con todo este conjunto de cambios, ONLYOFFICE Docs 9.3 se consolida como una actualización amplia que refuerza el editor de PDF, pule la experiencia en documentos, hojas de cálculo y presentaciones, da más margen a la IA personalizada y potencia las opciones tanto en escritorio como en entornos empresariales y autoalojados, ofreciendo a usuarios en España y el resto de Europa una alternativa ofimática madura, flexible y con un foco claro en seguridad y control de los datos.

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